PROVIMENTO Nº 8 - CGE, DE 28 DE JULHO DE 2009.

O Exmo. Sr. Ministro FELIX FISCHER, Corregedor-Geral da Justiça Eleitoral, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos incisos V e IX do art. 2º e art. 4º da Res.-TSE nº 7.651 , de 24 de agosto de 1965, e pelo art. 1º da Res.-TSE nº 21.372 , de 25 de março de 2003, considerando a necessidade de adequar as medidas de fiscalização, supervisão e acompanhamento pelos correspondentes órgãos da Justiça Eleitoral às rotinas observadas em cartórios eleitorais,

RESOLVE:

Art. 1º Fica aprovado o Roteiro de Correições Ordinárias para o segundo semestre de 2009, a ser utilizado no Sistema de Inspeções e Correições Eleitorais – SICEL, constante do Anexo I deste ato.

Art. 2º O art. 4º do Provimento nº 4 , de 27 de março de 2008, passa a vigorar acrescido do § 3º, com a seguinte redação:

“§ 3º As respostas ‘conforme’, ‘não-conforme’, ‘exige aperfeiçoamento’ e ‘não se aplica’ serão atribuídas aos quesitos, considerando as seguintes inferências:

I – Conforme: quando a rotina observada estiver em conformidade com a situação desejada ou previamente definida;

II – Não-conforme: quando a rotina observada não estiver em conformidade com a situação desejada ou previamente definida;

III – Exige aperfeiçoamento: quando a rotina observada necessitar de meros ajustes para se alcançar a situação esperada ou previamente definida;

IV – Não se aplica: quando o que se pede não for aplicável à rotina observada.”

Art. 3º Este provimento entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Publique-se e cumpra-se. Brasília, 28 de julho de 2009.

Ministro FELIX FISCHER

Corregedor-Geral da Justiça Eleitoral

ANEXO I

ROTEIRO DE CORREIÇÃO ORDINÁRIA

CATEGORIA II

INSTALAÇÕES FÍSICAS DO CARTÓRIO ELEITORAL OU

CENTRAL DE ATENDIMENTO

Grupo: Local do cartório /Central de Atendimento

Identificação do cartório mediante sinalização externa

Acesso

Condições do acesso para portadores de deficiência

Segurança do local

Condições de conservação do prédio

Local para eleitores em espera de atendimento

Local para arquivo/armazenamento de processos

Local para arquivo/armazenamento de urnas

Espaço interno

Mural (visibilidade)

Grupo: Sanitários

Público interno

Público externo

Grupo: Ambiente

Limpeza e conservação

Ventilação/sistema de condicionamento de ar Iluminação

Acesso a extintor de incêndio

Revisão de extintor de incêndio

Categoria II

BENS PATRIMONIAIS

Grupo: Adequação para o desenvolvimento das tarefas

Mobiliário

Informática

Telefonia

Grupo: Quantidade

Mesas

Mesas – ideal

Cadeiras

Cadeiras – ideal

Armários

Armários – ideal

Computadores

Computadores – ideal

Impressoras

Impressoras – ideal

Copiadora

FAX

FAX – ideal

Aparelho(s) de telefone

Aparelho(s) de telefone – ideal

CATEGORIA III

SERVIDORES

Grupo: Situação dos servidores

Jornada de trabalho

Controle de ponto

Cumprimento do horário de expediente

Encaminhamento ao TRE da folha de frequência dos servidores

Investidura nas funções

Execução exclusiva dos serviços relativos à Justiça Eleitoral

Procedimentos de requisição de servidores

Procedimentos relativos aos servidores cedidos

Observância da proibição de filiação partidária dos servidores

Acesso às normas expedidas acerca das atividades cartorárias

Compatibilidade do nível de conhecimento dos servidores, inclusive chefe do cartório, com as tarefas  desempenhadas no cartório

Arquivamento e anotação em pasta funcional de faltas, afastamentos e compensação de horas

Entendimento de informações, normas e orientações recebidas (leis, resoluções, ofícios-circulares etc)  pelos servidores

Conhecimento em Informática

Conhecimento no manuseio de programas, sistemas e equipamentos instalados no cartório

Controle de identificação de servidores com acesso ao Sistema Elo

Verificação pelo chefe de cartório da necessidade de treinamento ou capacitação dos servidores da  zona eleitoral

Relação entre o número de servidores requisitados e de eleitores da zona eleitoral ( Lei nº 6.999/82, art.  2º, §1º ) (Obs.: em caso de desconformidade, justifique)

Grupo: Quantitativo

Efetivos

Requisitados

Cedidos

Estagiários

Servidores com acesso ao Sistema Elo

CATEGORIA IV

PÚBLICO

Grupo: Atendimento

4.1. Cumprimento do horário

Qualidade do tratamento dispensado ao público

Celeridade no atendimento

Condições de atendimento preferencial a pessoas portadoras de deficiência

Condições de atendimento preferencial a gestantes e idosos

Entrega de títulos ao próprio eleitor, com a assinatura ou aposição de impressão digital no Protocolo de  Entrega de Título Eleitoral – PETE

Orientações a eleitores

Grupo: Divulgação de informações ao público

Do horário de atendimento

Da circunscrição/município(s) abrangido(s) pela zona eleitoral

De documentos necessários para operações de alistamento, revisão, transferência etc

Dos locais de votação

De decisões, editais, avisos, informações em geral

De lista dos pedidos de inscrição e transferência, com indicação de deferimento ou indeferimento e  respectivo prazo para o recurso

CATEGORIA V

LIVROS CARTORÁRIOS

Grupo: Livros (guarda e conservação):

Atas

Carga de autos e mandados

Cartas precatórias

Correições

Inscrição de multas eleitorais

Processos criminais

Protocolo de entrega de correspondência

Protocolo geral

Registro geral de feitos

Rol de culpados

Sentenças

Suspensão condicional do processo

Termos de audiências

Tombo único

Grupo: Escrituração

Registros em ordem cronológica

Termos de abertura e encerramento, numeração e rubrica nos livros

Campos obrigatórios

Qualificação completa e assinatura do recebedor no livro destinado à carga de processos

Anotação de "visto" nos livros, após a realização de correição

Registro sem erros, omissões, emendas, rasuras, borrões ou entrelinhas

CATEGORIA VI

CONTROLE DE DOCUMENTOS E MATERIAL DE EXPEDIENTE

Grupo: Aspectos Gerais

Ofícios expedidos (seqüência numérica, arquivamento etc.)

Portarias e atos normativos do juiz eleitoral (seqüência numérica, arquivamento etc)

Portarias, provimentos, ofícios-circulares, resoluções e demais expedientes normativos recebidos da Corregedoria Regional, Geral e outros órgãos ou unidades da Justiça Eleitoral (consulta e  arquivamento)

Procedimentos para doação, inutilização ou incineração de materiais e documentos

Grupo: Prazo para conservação e descarte

Protocolos de Entrega de Título Eleitoral – PETE ( Res.-TSE nº 21.538/2003, art. 55, I )

Requerimento de Alistamento Eleitoral – RAE ( Res.-TSE nº 21.538/2003, art. 55, I )

Folhas de votação, por oito anos, retornadas as mais recentes das seções eleitorais ( Res.-TSE nº  21.538/2003, art. 55, II )

Cadernos de revisão utilizados durante os serviços pertinentes, por quatro anos, após o encerramento  do período de revisão ( Res.-TSE nº 21.538/2003, art. 55, IV )

Boletins de urna, por quatro anos, contados da data de realização do pleito correspondente ( Res.-TSE  nº 21.538/2003, art. 55, V )

Títulos eleitorais não procurados pelo eleitor e respectivos PETE

Justificativas eleitorais

Comprovantes de comparecimento à eleição (canhotos), após processamento e armazenagem em  meio eletrônico ( Res.-TSE nº 21.538/2003, art. 55, III )

Relações de filiados encaminhadas pelos partidos políticos, por dois anos

Demais documentos com prazo normativo definido pelo Tribunal Regional Eleitoral

Grupo: Documentos recebidos

Origem: CRE/CGE – para complementação da instrução

Origem: CRE/CGE – em cartório, aguardando diligências

Origem: CRE/CGE – para arquivamento em cartório

Origem: ZE/TRE/TSE

Origem: Partidos Políticos

Diversos (origem: de outros órgãos ou pessoa)

Comunicações de óbitos

Relação atualizada com a composição dos diretórios municipais e das comissões provisórias dos  órgãos partidários constituídos no município ou nos municípios da ZE

Guarda dos formulários de títulos eleitorais em branco

Controle dos formulários de títulos eleitorais em branco

Guarda de formulários RAE em branco

Controle de formulários RAE em branco

Resguardo dos documentos de uso exclusivo da Justiça Eleitoral do acesso de pessoas estranhas

Comunicações das decisões judiciais ensejadoras da suspensão dos direitos políticos, nas hipóteses  decorrentes do sistema constitucional vigente e legislação ordinária (condenação criminal transitada  em julgado, incapacidade civil absoluta, improbidade administrativa, gozo dos direitos políticos em  Portugal e recusa de cumprimento de obrigação a todos imposta ou de prestação alternativa)

Comunicações de conscrição e do cumprimento do serviço militar obrigatórias pelas unidades do Ministério da Defesa (Exército, Marinha e Aeronáutica)

CATEGORIA VII

EDITAIS

Grupo: Publicação

Local de publicação

Controle dos prazos de publicação

Publicação na forma regulamentar (publicação das decisões no Diário da Justiça, certidão de  publicação etc)

Tempo de afixação do edital em mural

Controle da expedição (seqüência numérica e arquivamento)

CATEGORIA VIII

PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Grupo: Registro de feitos

8.1. Em livro próprio ou no SADP

Em ordem cronológica

Documento protocolado

Quantidade de processos em tramitação no início do período de aferição

Quantidade de processos em tramitação no final do período de aferição

Data de autuação do expediente mais antigo em trâmite

Grupo: Autos

Certificação nos autos de todos os atos processuais e termos

Cumprimento dos prazos

Guarda e controle de empréstimo dos autos

Arquivamento pelo período mínimo estabelecido e de forma organizada

Movimentação e controle dos autos no SADP

Grupo: Procedimento

Autuação

Certidões

Despachos

Diligências

Informações

Numeração das folhas

Publicações

Grupo: Duplicidades e pluralidades de inscrições

Cumprimento dos prazos

Regularidade no tratamento das comunicações de duplicidade/pluralidade

Juntada de documentação existente no cartório aos processos

Orientações ao eleitor envolvido em coincidência, quando de seu comparecimento no cartório

Encaminhamento dos autos ao Ministério Público Eleitoral, se necessário

Solicitação para atualização de inscrição coincidente, pertencente a outra zona eleitoral, nos termos do artigo 42, parágrafo único, da Res.-TSE nº 21.538, de 2003 .

Grupo: Certidões

Fornecimento de Certidões

Grupo: Duplicidades de filiação partidária

Cumprimento dos prazos

Regularidade no tratamento das ocorrências

Cumprimento das decisões com atualização no sistema

CATEGORIA IX

PROCESSOS JUDICIAIS

Grupo: Registro de feitos

Em livro próprio ou no SADP

Em ordem cronológica

Documento protocolado

Quantidade de processos em tramitação no início do período de aferição

Quantidade de processos em tramitação no final do período de aferição

Data de autuação do expediente mais antigo em trâmite

Grupo: Autos

Certificação nos autos de todos os atos processuais e termos

Cumprimento das ordens judiciais

Cumprimento dos prazos

Guarda e controle de empréstimo dos autos

Tratamento de inquérito policial

Movimentação e controle dos autos no SADP

Anotação "preferencial" na capa de autos em que figure parte com mais de 60 anos de idade

Grupo: Procedimento Autuação

Certidões

Despachos

Diligências Informações

Numeração das folhas

Publicações

Grupo: Documentos de conservação obrigatória

Arquivamento pelo período mínimo estabelecido e de forma organizada

CATEGORIA X

PROCEDIMENTOS DIVERSOS

Grupo: Locais de votação

Inspeção dos locais de votação

Observância quanto à necessidade de haver seções eleitorais especiais para pessoas portadoras de deficiência

(local, instalações, quantidade)

Grupo: Informações

Consulta diária ao correio eletrônico e intranet

Tempestividade na prestação das informações solicitadas pela corregedoria, outras unidades, zona eleitoral e Ministério Público

Fornecimento de informações do Cadastro Eleitoral de acordo com as normas estabelecidas

Envio de relatório de atividades – estatística dos feitos administrativos e judiciais, conforme periodicidade definida pela corregedoria regional (feitos, expedientes, certidões, entre outros)

Grupo: Procedimentos Gerais

PETEs assinados e com número de inscrição eleitoral do servidor responsável pela entrega do título

Controle das ligações telefônicas

Controle de correspondências enviadas

Correção das irregularidades apontadas na correição anterior

CATEGORIA XI

ROTINAS CARTORÁRIAS RELATIVAS AO ALISTAMENTO ELEITORAL

Grupo: Tratamento RAE

Preenchimento e/ou digitação conforme instruções pertinentes

Assinatura do servidor do cartório responsável pelo preenchimento/digitação do RAE

Assinatura do juiz no RAE

Conferência do preenchimento correto dos formulários

Conferência dos documentos acostados

Procedimentos no tocante a requerimento de alistamento ou transferência indeferido

Instrução dos pedidos com os documentos obrigatórios e despacho

Frequência da transmissão dos lotes ao TRE

Arquivamento dos formulários

Percentual de agrupamento de coincidência atualizado automaticamente pelo Sistema Elo nos últimos 6 meses

Procedimentos quanto aos casos de operações de RAE equivocadas

Ciência e orientação relativas a falhas no preenchimento do RAE

Atualização de chancela Identificação e encaminhamento de RAEs de outras zonas (por exemplo, no caso de Centrais de Atendimento)

Conversão dos RAEs em diligência no Sistema Elo.

Grupo: Requisitos

Consulta ao Cadastro Eleitoral Consulta à Base de Perda e Suspensão de Direitos Políticos

Observância no tocante à condição de gêmeo do eleitor

Observância do período mínimo de domicílio na zona eleitoral, para transferência

Observância do interstício de um ano do alistamento ou da última transferência

Grupo: Requisitos para alistamento eleitoral

Comprovação do cumprimento do serviço militar obrigatório ou prestação alternativa para os maiores de dezoito anos, do sexo masculino

Comprovação da nacionalidade brasileira ou outorga do Estatuto da Igualdade

Aferição da idade mínima exigida Aferição de domicílio eleitoral

CATEGORIA XII

ROTINAS CARTORÁRIAS RELATIVAS À ATUALIZAÇÃO DA SITUAÇÃO DO ELEITOR – ASE

Grupo: Tratamento ASE Preenchimento do ASE, inclusive do campo “complemento obrigatório” Frequência da transmissão dos lotes ao TRE

Conferência dos relatórios dos comandos dos códigos de ASE processados

Procedimentos adotados nos casos de comando equivocado dos códigos de ASE

Ciência e orientação relativas a falhas na digitação de comando dos códigos de ASE

CATEGORIA XIII

JUSTIFICATIVA ELEITORAL

Grupo: Requerimento de justificativa por ausência ao pleito ou aos trabalhos eleitorais

Registro no livro de protocolo Apreciação do juiz eleitoral

Registro por meio do código de ASE correspondente no cadastro eleitoral, se deferido

Arquivamento Remessa de requerimento de justificativa ao juízo do eleitor fora de seu domicílio eleitoral

Grupo: Registro Anotação de ausência a pleito e de justificativa eleitoral no cadastro, quando não houver registro automático efetivado pelo sistema Digitação de justificativas eleitorais recebidas em dia de eleição, não processadas nas urnas eletrônicas, no prazo estabelecido pelo TSE

CATEGORIA XIV

CANCELAMENTO E RESTABELECIMENTO DE INSCRIÇÕES

Grupo: Informações relativas a óbito

Comunicação dos óbitos dos cidadãos alistáveis no município pelos oficiais do cartório de registro civil

Controle de correspondências enviadas

Tratamento dos dados de eleitores falecidos pertencentes a outras zonas

Certidões nos expedientes das diligências

Arquivamento (consoante norma regulamentar)

Grupo: Cancelamento

Anotações no caderno de votação relativas a cancelamentos ocorridos no período de fechamento do CE Anotações no cadastro relativas ao cancelamento das inscrições

Grupo: Restabelecimento

Anotação no cadastro para restabelecimento de inscrições canceladas por equívoco dentro da própria Zona Eleitoral

Quantidade de códigos de ASE de restabelecimento de inscrições canceladas por equívoco comandados pela Zona Eleitoral Procedimentos e informações a eleitor sobre regularização de inscrição cancelada por equívoco

CATEGORIA XV

DIREITOS POLÍTICOS

Grupo: Suspensão e perda de direitos políticos

Anotações, no cadastro eleitoral, relativas à suspensão de direitos políticos

Anotações relativas às diligências

Documentos que comprovam ter cessado o motivo da suspensão

Procedimento para a regularização de inscrição suspensa, quando requerida pelo interessado

Procedimento para a regularização, de ofício, de inscrição suspensa

Encaminhamento da comunicação relativa à suspensão de direitos políticos referente a eleitores pertencentes a outras zonas ou estados à autoridade judiciária competente, via Corregedoria Regional Eleitoral.

Encaminhamento de documentos relativos à perda de direitos políticos

Orientação dada a pessoa que perdeu seus direitos políticos para regularizar sua situação

Grupo: Inelegibilidade

Anotação, no cadastro, relativa a inelegibilidade de acordo com a legislação

Restabelecimento da elegibilidade

CATEGORIA XVI

MESÁRIOS

Grupo: Convocação

Anotação, no histórico dos eleitores, da convocação para auxiliar nos trabalhos eleitorais

Adequação do perfil para convocação de mesários, observada a disponibilidade de voluntários e regras de preferência ( C.E., art.120, §2º )

Procedimento de substituição de mesários

Fornecimento de declaração aos eleitores que auxiliaram os trabalhos eleitorais para fins de dispensa do serviço

Grupo: Penalidades

Anotação imediata no histórico das inscrições, de ausência ou abandono aos trabalhos eleitorais

Anotação, no histórico das inscrições dos mesários faltosos, da justificativa de ausência ou dispensa dos trabalhos eleitorais

Inscrição, em livro próprio, das multas arbitradas e não pagas pelos mesários faltosos

Procedimentos no tocante à quitação de débito de mesário faltoso em juízo diverso daquele da inscrição

Apuração nos casos de ausência ou abandono do serviço eleitoral

CATEGORIA XVII

MULTA E QUITAÇÃO ELEITORAL

Grupo: Multa

Aplicação e anotação no cadastro eleitoral das multas previstas na legislação

Inscrição em livro próprio das multas decorrentes de decisão condenatória não pagas no prazo de 30 dias e encaminhamento dos respectivos autos ao TRE ( Código Eleitoral, art. 367, III , e Res.-TSE nº 21.975/2004, art. 3º ).

Registro da geração de guia de recolhimento para débito pertinente à multa e do respectivo recolhimento no módulo próprio do Sistema Elo.

Arquivo dos documentos relativos à multa

Grupo: Isenção e quitação eleitoral

Aplicação da dispensa do pagamento das multas eleitorais conforme legislação

Anotação, no cadastro, de quitação mediante pagamento ou dispensa de recolhimento de multa

Preenchimento das guias de recolhimento de multa, consoante instruções

Apresentação de documento(s) que comprove(m) a quitação eleitoral

Fornecimento de certidão de quitação eleitoral

CATEGORIA XVIII

PARTIDOS POLÍTICOS

Grupo: Anotação das filiações e desfiliações no sistema de filiação partidária

Recebimento das relações de filiados no Sistema Elo

Registro das desfiliações no Sistema Elo

Formalização de expedientes destinados à entrega de relação de filiados, ordinária ou especial de filiação partidária

Entrega de recibo das relações de filiação partidária

Comunicação aos partidos de eventuais irregularidades

Tratamento das duplicidades de filiação

Grupo: Órgãos de direção

Controle das informações sobre as composições dos diretórios municipais, das comissões provisórias e relações de delegados

CATEGORIA XIX

URNAS ELETRÔNICAS

Grupo: Guarda e conservação

Urnas eletrônicas

Urnas de lona

Cabina de votação

Flash cards

Dispositivos em que são gravados os resultados dos testes nas urnas (Run In)

Acondicionamento dos disquetes, bobinas de reserva e baterias de backup

Grupo: Local de armazenamento

Espaço para cargas

Local de armazenamento

Limpeza e conservação

Segurança do local

Acesso restrito e isolado de outro ambiente de serviço

Instalações elétricas

Proteção contra incêndio

CATEGORIA XX

POSTO DE ATENDIMENTO

Grupo: Verificação geral Instalação

Inspeção e acompanhamento regular dos trabalhos desenvolvidos

Regularidade quanto à investidura nas funções (cedido, requisitado, do quadro etc)

Cumprimento dos horários de trabalho de atendimento ao público

Remessa regular dos RAEs preenchidos para conferência e digitação na sede do cartório

Celeridade na entrega de títulos aos eleitores

Celeridade no atendimento ao público

Exercício exclusivo das funções da Justiça Eleitoral pelo(s) servidor(es) do posto.