PORTARIA Nº 584, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2011.

A DIRETORA-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL, no uso de suas atribuições, e

CONSIDERANDO a oportunidade de disseminar boas práticas de gestão da qualidade na Justiça Eleitoral voltadas à promoção do uso eficiente dos recursos públicos e ao atendimento às necessidades do cidadão, RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, destinado a promover e avaliar Sistemas de Gestão da Qualidade implantados em Tribunais da Justiça Eleitoral, de acordo com os requisitos estabelecidos para o Programa.

Parágrafo único. A aderência ao Programa dar-se-á de forma facultativa por parte dos Tribunais e será estabelecida a partir de certificação concedida em consonância com as regras estabelecidas nesta portaria.

Art. 2º Fica instituído o Comitê do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, responsável por organizar o Programa, estabelecer os requisitos citados no art. 1º e emitir parecer final sobre a concessão das certificações.

Parágrafo único. O Comitê será composto por servidores da unidade de gestão estratégica do TSE indicados em ato específico.

Art. 3º Os requisitos poderão ser alterados a critério do Comitê do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral.

Parágrafo único. O Comitê do Programa não poderá promover alterações nos requisitos em intervalos inferiores a 6 (seis) meses.

Art. 4º A concessão, manutenção, suspensão e o cancelamento de certificação dos Sistemas de Gestão da Qualidade deverão observar as diretrizes previstas nesta Portaria e deverão estar em conformidade com os requisitos estabelecidos.

Art. 5º As solicitações de certificação encaminhadas ao Tribunal Superior Eleitoral deverão ser feitas formalizadas, observando-se:

I - o escopo da certificação pretendida;

II - o nome e contato do responsável pelo processo de certificação;

III - a quantidade de pessoas envolvidas no escopo;

IV - as unidades organizacionais envolvidas no escopo.

Art. 6º Após o recebimento da solicitação de certificação, o Comitê do Programa comunicará, em até 15 dias, o cronograma de auditoria ao órgão solicitante.

§1º Aceita a proposta, o Comitê do Programa providenciará todos os trâmites necessários para a realização das auditorias e eventual emissão de certificado.

§2º Correrão por conta do Tribunal solicitante da certificação os custos com diárias e passagens dos auditores.

Art. 7º Poderá atuar como auditor do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral qualquer servidor da Justiça Eleitoral considerado habilitado para esse fim, a partir de critérios estabelecidos pelo Comitê do Programa.

Art. 8º Caberá ao Tribunal solicitante promover a realização das auditorias, oferecendo:

I - a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade;

II - o acesso a todas as áreas e pessoas a serem auditadas;

III - os registros que evidenciem as atividades previstas para o escopo a ser certificado.

Parágrafo único. A documentação do Sistema de Gestão da Qualidade deverá ser enviada ao TSE com uma antecedência mínima de 15 (quinze) dias corridos da data de realização da auditoria.

Art. 9º A avaliação da conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade compreenderá as seguintes etapas:

I - pré-auditoria;

II - auditoria inicial (certificação);

III - auditorias de manutenção.

Art. 10 A pré-auditoria visa avaliar o Sistema de Gestão da Qualidade, bem assim a sua condição para as próximas etapas.

§1º O plano de pré-auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do Tribunal solicitante.

§2º Ao final dessa etapa, serão apontadas, no relatório de auditoria as observações, não conformidades e a descrição geral do Sistema.

§3º Caso seja apontado no relatório de auditoria que o Sistema implantado não está apto a receber a auditoria inicial na data estipulada, o Comitê do Programa, mediante concordância do Tribunal solicitante, agendará nova data da auditoria inicial.

§4º A critério do Tribunal solicitante, a pré-auditoria poderá ser realizada apenas a partir da documentação enviada ao Auditor.

Art. 11 A auditoria inicial, a qual ocorrerá nas dependências do Tribunal solicitante e em suas unidades de trabalho definidas no escopo da certificação, tem por objetivo verificar se o Sistema de Gestão da Qualidade foi estabelecido, documentado, implementado e mantido.

§1º Nessa etapa, a equipe auditora deverá ter acesso às dependências, documentação, pessoal e registros pertinentes.

§2º O plano de auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do Tribunal solicitante.

§3º Ao final dessa etapa, serão apontadas no relatório de auditoria as observações, a descrição geral do Sistema, as possíveis não conformidades e a recomendação para certificação do Sistema.

§4º Se o Sistema não estiver em conformidade com os requisitos do Programa, o auditor não recomendará a certificação e solicitará uma auditoria de acompanhamento, no prazo máximo de 90 (noventa) dias, para evidenciar a melhoria do Sistema de gestão da qualidade, para então recomendar a certificação.

Art. 12 A recomendação para certificação estará sujeita à condição do Sistema de Gestão da Qualidade verificada durante a auditoria inicial.

§1º Não sendo constatadas não conformidades, o auditor encaminhará o relatório da auditoria ao Comitê da Qualidade, para análise e emissão de parecer.

§2º Havendo incidência de não conformidade, o processo somente será encaminhado ao Comitê da Qualidade, para análise e emissão de parecer, após aprovação pelo auditor do tratamento a ser dado às não conformidades detectadas.

Art. 13 O Tribunal solicitante deverá tratar as não conformidades identificadas em auditoria, demonstrando ao Comitê do Programa as ações corretivas executadas.

§1º As ações corretivas deverão ser implementadas no prazo máximo de 90 (noventa) dias.

§2º Realizada a auditoria inicial e apresentadas evidências adequadas para o tratamento de possíveis não conformidades, a organização tem seu processo analisado pelo Comitê do Programa, o qual emitirá parecer conclusivo sobre a certificação ou não certificação do escopo. 

Art. 14 Havendo deferimento do processo de certificação pelo Comitê do Programa, o Certificado será emitido e terá validade de 36 (trinta e seis) meses a partir da data da recomendação da certificação por parte do auditor quando da auditoria inicial.

Art. 15 Indeferido o processo pela Comissão de Certificação, mediante a devida justificativa, será agendada auditoria de acompanhamento conforme procedimento constate do §4º do artigo 11 desta Portaria.

Art. 16 Durante o período de validade do certificado, serão realizadas auditorias tendo por objetivo verificar a manutenção da conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade.

§1º O plano de auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do Tribunal solicitante.

§2º Ao final dessa etapa, serão apontadas no relatório de auditoria as observações, a descrição geral do Sistema, as não conformidades e a informação se o Sistema de Gestão da Qualidade está mantido conforme os requisitos do programa.

§3º Se o Sistema não estiver sendo mantido em conformidade com os requisitos do Programa, o auditor solicitará uma auditoria de acompanhamento, a ser realizada no prazo máximo de 90 (noventa) dias, para evidenciar a melhoria do Sistema de gestão da qualidade.

Art. 17 As auditorias de manutenção deverão ocorrer no prazo máximo de 12 (doze) meses a contar da data da última auditoria realizada no escopo.

§1º Não se submetendo à auditoria de manutenção no prazo máximo previsto, o Comitê do Programa poderá cancelar o certificado do Tribunal solicitante, exceto em caso de justificativa devidamente fundamentada.

§2º Caso o escopo certificado esteja impossibilitado de receber auditorias em períodos próximos às eleições, o Tribunal solicitante deverá diligenciar pela antecipação de tais auditorias.

Art. 18 Todas as auditorias previstas nesta Portaria serão conduzidas de acordo com as recomendações da norma NBR ISO 19011 e terão as seguintes etapas:

I - reunião de abertura;

II - condução da auditoria (verificação de registros, entrevistas, observações, leitura de documentos, verificação de serviços em execução);

III - elaboração de relatórios; e

IV - reunião de encerramento.

Parágrafo único. Os relatórios poderão ser elaborados e entregues posteriormente à data da auditoria.

Art. 19 Findo o prazo de validade mencionado no art. 14, o Tribunal certificado poderá solicitar a renovação de sua certificação.

§1º O interesse na renovação da certificação deverá ser comunicado ao Comitê do Programa até 6 (seis) meses antes da data de término da validade do certificado vigente.

§2º Para renovação da certificação, deverá ser agendada uma auditoria nos moldes daquela citada no inciso II do art. 9º em data anterior ao término de validade do certificado vigente.

§3º A recomendação para renovação da certificação obedecerá ao estabelecido no art. 12 e às demais exigências pertinentes deste regulamento.

Art. 20 O Tribunal certificado deverá comunicar imediatamente o Comitê do Programa sempre que houver alterações de sua estrutura organizacional, encerramento de suas atividades e outras ocorrências que influenciem o escopo certificado.

Parágrafo único. Após avaliar a extensão das modificações introduzidas pela organização, o Comitê do Programa verificará a necessidade de realização de uma auditoria de manutenção suplementar no Sistema de Gestão da Qualidade.

Art. 21 Na hipótese de revisão dos requisitos do Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, o Comitê do Programa estipulará prazo adequado para que os Tribunais certificados se adequem às novas condições.

Art. 22 Na hipótese de alterações nas regras do processo de manutenção da certificação, o Comitê do Programa notificará por escrito o Tribunal certificado, determinando as providências a serem adotadas e o prazo para adequação às alterações.

Parágrafo único. O Tribunal terá o prazo de 30 (trinta) dias após a notificação para se manifestar.

Art. 23 O Tribunal terá seu certificado cancelado caso não cumpra as regras estabelecidas nesta Portaria e quando na hipótese da não manutenção da conformidade com os requisitos estabelecidos para o Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral.

Patrícia Maria Landi da Silva Bastos