A gestão documental é tarefa imprescindível para a instituição que busca preservar sua história e difundir suas ações e atividades. No Tribunal Superior Eleitoral (TSE), a Secretaria de Gestão da Informação (SGI) é a responsável pela preservação da memória das eleições brasileiras, do processo eleitoral e dos 87 anos do Tribunal, bem como pela promoção do acesso às informações produzidas e armazenadas pela Corte. Todo esse conhecimento está reunido em mais de 3,5 quilômetros lineares de documentos em papel.

Os documentos arquivísticos estão distribuídos em correntes, intermediários e permanentes (históricos). No TSE, os documentos correntes integram os arquivos setoriais, geralmente localizados nos locais de trabalho para rápida consulta. Esses tipos de arquivo são compostos por procedimentos administrativos e processos judiciais em trâmite, documentos de suporte às atividades rotineiras, documentos técnicos, projetos, planos, ofícios, memorandos, cartas, convites e outros.

Por sua vez, cabe à Seção de Arquivo (Searq), ligada à Coordenadoria de Gestão Documental (Coged) da Secretaria de Gestão da Informação do TSE, a administração do acervo arquivístico nas fases intermediária e permanente. O acervo sob responsabilidade da Searq é composto por processos judiciais, procedimentos administrativos, acórdãos, resoluções, portarias, instruções normativas, assentamentos funcionais e outras tipologias documentais das atividades-meio e atividades-fim, transferidas para a seção pelas unidades de todo o Tribunal.

Constam do acervo gerido pela Searq milhares de unidades de documentos em suportes especiais, tais como documentos textuais, filmográficos, sonoros, micrográficos, eletrônicos e iconográficos, registrados em papel, fitas K-7, fitas DAT, fitas de rolo, CDs, DVDs, fitas VHS, fitas Betamax, fitas Betacam e microfilmes. Os documentos em suporte especial estão arquivados em uma sala de segurança à prova de sinistros e com controle de temperatura e umidade.

Essa documentação é armazenada em mais de 23 mil caixas de documentos, guardadas em espaço adequadamente climatizado, sendo distribuídas em estantes deslizantes e armários. O acervo reúne documentos administrativos, judiciais e relativos às eleições de 1945 a 1992, anteriores à urna eletrônica. Grande parte desses documentos – de 1945 a 2008 – já está digitalizada e microfilmada.

Documentos valiosos

Segundo o coordenador da Coged do TSE, Cleber Schumann, no acervo arquivístico do Tribunal, há muitos documentos históricos valiosos, como os relativos às eleições das últimas décadas, e os referentes à criação e à extinção de partidos políticos. Há também, de acordo com Gomes, “documentos curiosos”, como um de 1895, em que um eleitor recorria para ser suplente em uma junta eleitoral.

Outro documento histórico guardado no TSE é a Resolução nº 1 de 1945, que determinou a reinstalação dos Tribunais Regionais Eleitorais (TREs) em todo o país. O acervo guarda ainda a ata da primeira sessão do TSE depois que a Justiça Eleitoral voltou a funcionar, em 1945, oito anos após a sua extinção, em 1937, durante o Estado Novo.

Conforme explica Schumann, muitos documentos produzidos pelo Tribunal extrapolam a sua função de prova ao conterem informações relevantes para o registro histórico do próprio Tribunal. No entanto, apenas com a sua guarda, avaliação, tratamento e disseminação é que a memória da Corte Eleitoral passa a ser preservada e conhecida.

“O conhecimento é um patrimônio essencial e estratégico para o sucesso organizacional e, cada vez mais, esse sucesso se relaciona com a capacidade do órgão de produzir, reunir, armazenar, preservar e disseminar o conhecimento”, destaca Schumann. “Para que esse conhecimento não se perca e a memória institucional, consequentemente, seja preservada, é vital que a gestão arquivística esteja aliada às novas tecnologias da informação”, complementa.

Organização das informações

O TSE tem seu próprio Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos (PCTTD). Esse instrumento de gestão estabelece a organização dos documentos produzidos e/ou recebidos pela instituição, conforme a idade arquivística (corrente, intermediária ou permanente), o tipo documental e a hierarquia das informações.

De acordo com o chefe da Seção de Arquivo (Searq), Júlio César Sousa Gomes, o PCTTD atual do TSE é de 2013 (Portaria-TSE nº 364/2013), elaborado em conformidade com a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Segundo ele, um novo plano de classificação, avaliação e destinação das informações e documentos do Tribunal está previsto para ser lançado em meados deste ano.

A gestão dos documentos físicos do Tribunal é feita pelo Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), por meio do qual há o controle do trâmite dos documentos, mediante o registro de todos os atos internos, e dos caminhos que determinado processo percorreu no âmbito do Tribunal. Para auxiliar no trabalho de gestão documental, a Searq utiliza, ainda, o Sistema de Gestão de Arquivos (SGarq) e o Sistema Máximo, para resposta às consultas.

Já a gestão dos documentos eletrônicos no TSE é realizada, principalmente, pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), para os procedimentos administrativos, e pelo Processo Judicial Eletrônico (PJe), para os processos judiciais.

Para garantir o acondicionamento e o armazenamento adequado de seus documentos arquivísticos, assim como para assegurar a preservação documental em longo prazo, o TSE também conta com o uso da tecnologia. Conforme explica Gomes, as instalações do arquivo compõem-se de um ambiente planejado, sistema de ventilação e de combate a fogo e prateleiras de última geração, “tudo para que nada seja danificado”. E, com o objetivo de prevenir acidentes, o arquivo do TSE também possui sala-cofre à prova de catástrofes, sendo monitorado constantemente.

Há, ainda, segundo o chefe da Searq, dois equipamentos mantendo a temperatura ideal, entre 21 e 22 graus centígrados. “Desta forma, os documentos ficam protegidos, não ficando nem úmidos, nem ressecados”, diz.

Atendimento ao público

Mais informações sobre o arquivo do TSE ou sobre o acervo arquivístico do Tribunal podem ser obtidas pelo e-mail arquivo@tse.jus.br ou pelos telefones (61) 3030-9108 e (61) 3030-9109.

Também é possível solicitar pesquisas no acervo por meio de formulário on-line disponível no seguinte endereço eletrônico: http://www.tse.jus.br/o-tse/sistemas/arquivo-do-tse-solicite-sua-pesquisa.

O atendimento presencial ocorre de segunda a sexta-feira, das 12 às 19h, na sala VSS 01, localizada no subsolo do edifício-sede do TSE, em Brasília.

LC/LR, DM